Geschäftliche Korrespondenz - die wichtigsten Tipps für Aufbau und Formulierung von Geschäftsbriefen

Das Schreiben von Briefen, Mitteilungen und Nachrichten gehört in den meisten Berufen zum Alltag. Da ein Geschäftsbrief das Unternehmen repräsentiert und über Erfolg und Misserfolg entscheiden kann, sollte bei der Formulierung auf jedes Detail geachtet werden.

Inhalt und Wortwahl spielen eine entscheidende Rolle
In den meisten Firmen wird tagtäglich eine Vielzahl an Briefen und E-Mails versendet. Während im Privatbereich auch unkonventionelle Formulierungen erlaubt sind, sollte bei Geschäftsbriefen sorgfältig auf die Wortwahl geachtet werden. Bereits kleine Fehler können dafür sorgen, dass ein Schriftstück unprofessionell wirkt. Unabhängig davon, ob es sich um eine Mitteilung, ein Angebot, eine Terminvereinbarung oder ein Meeting-Protokoll handelt, sind Geschäftsbriefe als Visitenkarten des Unternehmens zu betrachten. Bei einem Brief, der viele Fehler aufweist, besteht das Risiko, dass an der Seriosität der Firma gezweifelt wird. In der Unternehmens-Korrespondenz spielen sowohl das Layout als auch der Inhalt eine entscheidende Rolle. Beim Geschäftsbrief gibt es einen festen Aufbau sowie eine Struktur, die der Norm entspricht, zu beachten. Die Formbestimmungen, die bei der Gestaltung eines Geschäftsbriefes von Bedeutung sind, werden sind in der DIN 5008 zusammengefasst. Dies bedeutet, dass bei geschäftlicher Korrespondenz der Briefkopf, die Betreffzeile, der Fließtext und die Grußformel diesen Anforderungen entsprechen sollten. Neben der Form besitzt auch die Wortwahl eine große Bedeutung für die Qualität eines Geschäftsbriefs. Häufig werden Formulierungen oder Fachausdrücke genutzt, deren Bedeutungen kaum bekannt sind oder falsch interpretiert werden. Da es für viele Fremdwörter keine deutsche Entsprechung gibt, ist mit Missverständnissen zu rechnen, wenn solche Ausdrücke in Geschäftsbriefen vorkommen. Während englischsprachige Begriffe wie Smartphone oder Internet im Allgemeinen verstanden werden, können andere Wörter mangels Fremdsprachkenntnissen zu falschen Rückschlüssen führen. In der Geschäftssprache haben sich in den vergangenen Jahren Unmengen an Fremdwörtern eingeschlichen. Auch Worte und Begriffe aus deutschsprachigen Mundarten werden oft in Geschäftsbriefen verwendet, obwohl diese Worte für Menschen anderer Regionen schwer oder gar nicht verständlich sind. Wer nach Erklärungen über die Bedeutung solcher Begriffe sucht, wird meist im Internet bei unabhängigen Netzwerken wie https://www.bedeutungonline.de/ fündig.

Bei Geschäftsbriefen gilt, Anglizismen, deren Verwendung eigentlich Kompetenz vermitteln soll, auf das Minimum zu beschränken, um die Lesbarkeit des Inhalts zu gewährleisten.

Wann kann auf die Nutzung von Fremdwörtern verzichtet werden?
Häufig kann auf die Nutzung von Fremdwörtern ganz verzichtet werden, da diese Begriffe in den meisten Fällen durch deutsche Wörter ersetzt werden können.

Es gibt allerdings einige fremdsprachliche Ausdrücke, deren Verwendung sich möglicherweise nicht vermeiden lässt, weil es im Deutschen kein passendes Wort dafür gibt. Zu den Anglizismen, die im beruflichen Alltag tagtäglich verwendet werden, gehören unter anderem Wörter wie Audit, App, Biochip, Essay, googeln, Modem oder PC. Während beim Geschäftsbrief meist auf die Form und die Pflichtangaben geachtet wird, ist dies beim E-Mail-Verkehr oft nicht der Fall. Dabei sollte jedoch nicht vergessen werden, dass E-Mails ebenfalls als Geschäftsbriefe gewertet werden, sodass es sich empfiehlt, auf alle notwendigen Details zu achten. Oft ist auch nicht bekannt, dass Firmen-E-Mails den gleichen Aufbewahrungsfristen unterliegen wie Geschäftsbriefe. Obwohl es für die Formulierung eines geschäftlichen Schreibens keine konkreten Richtlinien gibt, ist es sinnvoll, auf eine gewisse Grundstruktur zu achten. Generell wird eine präzise Ausdrucksweise empfohlen, sodass der Inhalt des Schreibens einfach verständlich ist und Missverständnisse vermieden werden können. Bei Geschäftspost an Firmenkunden sollte auf einen kundenorientierten Schreibstil geachtet werden. Häufig werden solche Schreiben in der Wir-Form verfasst. Füllwörter und Fach-Chinesisch sind beim Briefverkehr mit Kunden nicht angebracht, insbesondere wenn es darum geht, das Unternehmen und dessen Produkte oder Dienstleistungen vorzustellen. Wenn eine Rückmeldung seitens des Kunden erforderlich ist, sollte darauf am Schluss des Briefes hingewiesen und eine direkte Durchwahl des zuständigen Firmen-Mitarbeiters angegeben werden, falls diese nicht bereits im Briefkopf vorhanden ist. Für die Grußformel gilt, dass diese dem Anlass angemessen sein sollte. Darüber hinaus entscheidet auch die Branche, ob das Schreiben "Mit freundlichen Grüßen" oder einer anderen Gruß-Formulierung endet. Ein Geschäftsbrief, der mit einer maschinellen Unterschrift unterzeichnet wird, gilt als rechtsverbindlich. Allerdings sollte ein geschäftliches Schreiben aus Höflichkeitsgründen grundsätzlich persönlich unterschrieben werden. Bei der Unterschrift sollten der Vor- und Nachname in Maschinenschrift geschrieben werden, sodass der Name des Absenders auch bei einer unleserlichen Unterschrift zu entziffern ist. Zu den häufigsten Fehlern, die es vor allem bei Geschäftsbriefen vor allem bei Geschäftsbriefen zu vermeiden gilt, zählen falsch geschriebene Namen, eine falsche Anrede oder missverständliche Abkürzungen.