Weihnachtsfeier planen: Tipps für ein gelungenes Fest

Sind Weihnachtsfeiern noch in?
„Alle Jahre wieder…“ taucht die gleiche Frage auf: Weihnachtsfeier ja oder nein? Nicht nur die daraus möglicherweise resultierende Verbesserung des Betriebsklimas, auch eine Umsatzsteigerung sprechen dafür. Mehr dazu unter hier.

Eine Weihnachtsfeier sollte gleichzeitig als Wertschätzung der Mitarbeiter und Geschäftspartner dienen sowie für ein gutes zukünftiges Miteinander motivieren. Nicht verschwiegen werden darf jedoch, dass sie – auch schon in der Vorbereitung – Zeit und Geld kostet.
Hier ein paar Tipps, um Ihre Feier zu einem gelungenen Fest werden zu lassen, denn eine gute Vorbereitung ist das A&O. Lassen Sie uns im Folgenden die wichtigsten Fragen klären:

1. Wer wird eingeladen?
2. Wer plant?
3. Wie wird eingeladen?
4. Was kostet es?
5. Wann ist der richtige Zeitpunkt?
6. Wo wird gefeiert?
7. Was gibt es zu essen und zu trinken?
8. Welche Dekoration ist angesagt?
9. Welches Programm ist denkbar?
10. Sonstiges
11. Evaluation

1. Wer wird eingeladen?
Das hängt sicherlich u.a. von der Größe sowie vom Budget des Unternehmens ab. Wichtig ist jedoch zu wissen, ob es bei der Weihnachtsfeier eher familiär oder geschäftlich zugehen soll. Folgendes ist denkbar:

a) Mitarbeiter: Sie müssen in jedem Fall eingeladen werden. Wichtig ist, dass sich auch alle eingeladen fühlen, Auszubildende wie Abteilungsleiter, Teilzeitkräfte wie Reinigungskräfte. Abgeklärt werden muss – am besten in Absprache – ob auch Ehemalige dazu gehören.
b) Außenstehende: Hierzu zählen Partnerfirmen, Kunden aber auch die örtliche Presse. In diesem Falle geht es eher offiziell zu.
c) Familie/Partner: Einen guten Eindruck hinterlässt es, wenn man die (Ehe)Partner und eventuell auch Kinder – je nach Tageszeit – einlädt. Das zeugt von Interesse am Privatleben der Mitarbeiter.

Fazit: Je mehr Leute eingeladen werden, umso teurer wird es und kann außerdem „ungemütlicher“ sein, weil es zu unpersönlich wird.

2. Wer plant?
Diese Frage lässt sich nicht allgemein beantworten. Jeder Firmenchef muss überlegen, was ihm am liebsten ist beziehungsweise vielleicht auch, was sein Budget hergibt. Zur Auswahl stehen: Man übernimmt die Planung selbst oder man delegiert

- an eine einzelne Person
- an eine Art internes Festkomitee
- an professionelle, externe Unternehmen

Vorteil der Planungsabgabe: Weniger Stress. Nachteil: Höherer Kostenfaktor.
Zu den professionellen externen Unternehmen gehören u.a. Gastronomen, Event- und Veranstaltungsagenturen, Floristen, Servicekräfte, Reinigungskräfte sowie vielleicht auch noch Taxi-Unternehmen und Fotografen.

3. Wie wird eingeladen?
Eine Einladung ist wichtig, das ist unumstritten, jedoch die Art und Weise kann unterschiedlicher Art sein. Sie können zur Weihnachtsfeier mündlich oder schriftlich einladen, beides hat seine Vor- und Nachteile.

a) Persönliche Einladungen eignen sich eher für kleinere Betriebe. Vorteil: Sie zeugen von besonderer Wertschätzung. Nachteil: Jemanden könnte vergessen werden, der vielleicht gerade nicht anwesend ist.
b) Digitale Einladungen sind heutzutage die gängigste Form. Einfach in den Verteiler einstellen und ab geht die Mail. Vorteil: Es spart Kosten und ist jederzeit wieder abrufbar. Nachteil: Sehr unpersönlich und oft auch nicht kreativ.
c) Ein Aushang ist wohl die einfachste Methode. Vorteil: Jeder (der es liest) fühlt sich angesprochen. Nachteil: Wirkt eher unpersönlich und garantiert nicht, dass es jeder liest.
d) Weihnachtskarten versprühen einen besonderen – nostalgischen – Charme, vor allem wenn sie liebevoll gestaltet sind. Waren Weihnachtskarten früher selbstverständlich, so sind sie heute rar geworden, umso mehr freut man sich über Karten mit einem weihnachtlichen Motiv, die zudem eine Einladung aussprechen.
Bei Wunderkarten finden Sie zahlreiche Vorschläge für  gelungene Firmen Weihnachtskarten.

. Vorteil: Derartige „Wunderkarten“ können Sie individuell online gestalten. Auch eine persönliche Beratung ist möglich. Nachteil: Etwas kostenintensiver.

4. Was kostet es?
Die Kosten sind stark von der Größe sowie dem Rahmenprogramm, den Örtlichkeiten, dem Catering und weiteren „Kleinigkeiten“ abhängig.
Um dem Budget gerecht zu werden und vor nicht eingeplanten finanziellen Eventualitäten gefeit zu sein, hier eine Auflistung der zu bedenkenden Kosten:

- Location: Die kostenlosen betrieblichen Räumlichkeiten stehen der Wahl eines angemieteten Raumes gegenüber.
- Catering: Essen und Trinken kann selber zubereitet werden – eventuell auch mithilfe der Mitarbeiter – oder aber es wird geordert.
- Rahmenprogramm: Man kann entweder selber gestalten oder sich professionelle Hilfe holen, wie etwa durch eine Band, einen Alleinunterhalters oder einen DJ.
- Zusätzliche Kosten: Eventuell werden Personen zur Bedienung benötigt. Denkbar sind auch kleine Weihnachtsgeschenke für die Mitarbeiter, wie etwa Geschenkgutscheine. Ideenvorschläge findet man ebenfalls unter wunderkarten.de.

In jedem Fall sollten das Pro-Kopf-Budget und der damit zusammenhängende Steueraspekt nicht aus dem Auge verloren werden.

5. Wann ist der richtige Zeitpunkt?
Hier sprechen wir von Monat, Wochentag und Uhrzeit. Wichtig wäre es, dass sich so viele Gäste wie möglich bezüglich des entsprechenden Termins angesprochen fühlen.

a) Monat: Wie der Name bereits sagt, sollte sich eine Weihnachtsfeier auf den Dezember, höchstens noch auf die letzten Novembertage, beschränken. Aber bedenken Sie: Je näher der Heiligabend heranrückt, desto knapper wird die Zeit für die Gäste.
b) Wochentag: Freitag und Samstag wären ideal, weil die Gäste am nächsten Tag in der Regel ausschlafen können. Nachteil: Viele private Unternehmungen und Feiern liegen parallel. Sonntag bis Donnerstag ist weniger günstig, weil am nächsten Tag die Arbeit ruft.
c) Uhrzeit: Wenn die Familien mit Kindern eingeladen ist, empfiehlt es sich, bereits am Nachmittag zu beginnen. Das würde bedeuten, dass ein Teil der Arbeitszeit „erlassen“ würde. Direkt im Anschluss an die Arbeitszeit wäre eine weitere Option. Vorteil: Wer in den eigenen Räumen feiert, benötigt keinerlei zusätzliche Fahrten. Nachteil: Sich eben noch mal daheim umziehen und frisch machen ist nicht möglich. Bleibt noch ein später Beginn, wie etwa gegen 20 Uhr. Hier ist eine individuelle Vorbereitung von Vorteil, wer jedoch weiter weg wohnt, für den bedeutet das unnötigen zeitlichen Leerlauf.

6. Wo wird gefeiert?
Es stehen zwei Alternativen zur Verfügung: In den Betriebsräumen – etwa in Kantine oder Konferenzraum – oder außerhalb in einem angemieteten Raum. Weihnachtsfeiern im Betrieb sind kostengünstiger. Stellt sich jedoch die Frage nach dem Platzangebot und der Anzahl der Gäste. Vor- beziehungsweise Nachteil: Im Betrieb kann es entweder vertrauter zugehen oder es wirkt hemmend, dort zu feiern, wo man arbeitet. Gleichwie, bei der Planung zu berücksichtigen ist

- die Größe der vorhandenen Räumlichkeiten
- die Raumaufteilung
- die Möglichkeit, Tische und Stühle aufzustellen
- die Erreichbarkeit
- die Ausstattung wie etwa Garderobe, Technik und Heizung/Lüftung

7. Was gibt es zu essen und zu trinken?
Gleichgültig, ob man für Speisen und Getränke selber sorgt, ob man sich etwas durch einen Catering-Service bringen lässt oder ob man sowieso in einem Speiselokal feiert, stets sind Besonderheiten bezüglich der Ess- und Trinkgewohnheiten der Anwesenden zu bedenken. Es betrifft:

- Allergiker
- Diabetiker
- Veganer/Vegetarier
- Menschen mit muslimischen oder anderen religiösen Essensvorgaben
- Antialkoholiker

Es empfiehlt sich daher, entweder für jeden etwas parat zu haben oder zuvor eine Abfrage zu starten. Gut ist es ebenfalls, wenn nicht zu exotische Speisen, die nicht immer jedermanns Sache sind, gereicht werden, beziehungsweise es dann als Alternative zusätzlich „Hausmannskost“ gibt.
Ferner muss die Wahl zwischen bestimmten Darreichungsformen getroffen werden:

- Menu
- Buffet
- Flying Buffet
- individuelle Essensbestellung

Bleibt noch die Getränkeauswahl. Ideal ist, wenn es neben alkoholischen Getränken auch eine große Auswahl an nicht alkoholischen Getränken gibt. Zum Standard gehören:

- Bier
- Wein
- Wasser
- Cola
- Kaffee

Gerade in der (Vor-)Weihnachtszeit bieten sich auch Glühwein sowie Punsch an. Von Stil zeugt zudem ein Gläschen Sekt als Willkommensgruß.

8. Welche Dekoration ist angesagt?
Dekoration ist stets eine Frage des Geschmacks, allerdings bietet sich ein weihnachtlicher Schmuck an. Es gilt jedoch: Weniger ist oft mehr!
Eine gute Weihnachtsdekoration bewirkt eine gute Atmosphäre. Dazu gehören Beleuchtung, Tischdekoration, Blumen- und Weihnachtsschmuck sowie dem Anlass entsprechend Kerzen und vielleicht sogar ein Tannenbaum oder zumindest ein bis mehrere weihnachtliche Gestecke. Geschmückt sollten sein

- der Eingangsbereich draußen und drinnen
- der Raum, in dem man sich aufhält
- die Tische

9. Welches Programm ist denkbar?
Die Weihnachtsfeier sollte keinesfalls zu sehr durchstrukturiert und damit zu steif werden, damit sich alle Anwesenden wohlfühlen. Dennoch ist eine gewisse Planung des Rahmenprogrammes vonnöten (Das man bei Bedarf ruhig auch umschmeißen darf!). Einzuplanen sind in jedem Fall ausreichend Pausen, damit die Gäste die Gelegenheit zur lockeren Unterhaltung bekommen.
Bezüglich des Programms wären folgende Punkte denkbar:

- Reden, Ansprachen, Vorträge (Ruhig auch den Mitarbeitern dafür Raum geben!)
- Musik (Band, Alleinunterhalter, Musikanlage mit oder ohne DJ); dabei wäre es möglich – je nach Räumlichkeit – zu tanzen.
- kurze Aufführungen wie Mitarbeiter-Sketche etc.
- vorstellbar wäre gemeinsames Singen von Weihnachtsliedern

10. Sonstiges
Die Weihnachtszeit soll eine ruhige, besinnliche Zeit sein, auch wenn die Realität uns etwas anderes zeigt. Geben Sie der Weihnachtsfeier ein wenig von der „besinnlichen Weihnacht“. Das kann bereits bei der Vorbereitung beginnen. Unser Tipp: Einladungen etwa sechs Wochen vorher herausgeben, dann können alle entspannt planen.
Zu Heiligabend gehört ein Geschenk. Warum nicht auch die Mitarbeiter beschenken? Wie wäre es mit einem Gutschein? Zum Beispiel bei wunderkarten.de gibt es solche, die man nach Belieben in Fotokalender oder Fotobücher umwandeln kann. Oder verschenken Sie Weihnachtskarten für einen guten Zweck – etwa Weihnachtsspendenkarten für UNICEF – ebenfalls bei Wunderkarten erhältlich. Weihnachtskarten kann jeder gebrauchen und Sie tun auch noch ein gutes Werk in doppelter Hinsicht. Weitere Geschenkideen für Mitarbeiter oder Kunden finden Sie hier.

Haben Sie immer noch nicht genügend Ideen und Anregungen bekommen, so finden Sie unter https://www.splendid-research.com/de/studie-weihnachten.html mehr zu den Weihnachtswünschen und Weihnachtsgewohnheiten der Deutschen.
Da in 2020 alles ein wenig anders ist, gibt es hier – im Falle eines erneuten Lockdowns – noch ein paar interessante Ideen, die zu virtuellen Weihnachtsfeiern animieren und coronakonform sind: https://www.weihnachtsplaner.de/feiern.

11. Evaluation
Das nächste Weihnachtsfest kommt bestimmt! Warum dann wieder bei A anfangen? Evaluieren Sie Ihre Weihnachtsfeier zeitnah, am besten mithilfe der Gäste, dann wissen Sie, was im nächsten Jahr zu tun ist. Übrigens ist es auch möglich, digital eine anonyme Umfrage zu starten, so dass jeder ohne Bedenken seine Meinung sagen kann.

Zur Evaluation gehören:
- eine Auflistung des Positiven wie auch des Negativen
- eine Kostenübersicht
- vielleicht der Aushang von Fotos von der Feier, für jeden einsehbar
- ein Dankesschreiben als nette Geste