Möglichkeiten, wie Unternehmen ihre Finanzprozesse optimieren können

Ohne einwandfrei funktionierende Finanzprozesse würde ein Unternehmen nicht überleben. Dazu gehören unter anderem die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, die Erstellung und Kontrolle von Budgets und vieles mehr. Trotz des technischen Fortschritts bleiben immer noch viele Firmen bei der manuellen Ausführung dieser Prozesse. Allerdings nimmt das nicht nur viel Zeit und Ressourcen in Anspruch, sondern die Fehlerquote ist dabei äußerst hoch. Deshalb ist es ratsam, Finanzabwicklungen zu digitalisieren und mehr Effizienz ins Unternehmen zu bringen. Welche Prozesse es am meisten betrifft und was für Vorteile sich aufgrund dieser Optimierung ergeben, erfährt man in diesem Artikel.

Optimierung dank Digitalisierung der Finanzprozesse
Die Finanzen eines Unternehmens sind ein ausschlaggebender Faktor für die fortlaufende Existenz. Damit Ziele erreicht und Visionen umgesetzt werden können, ist nicht nur abhängig von einem strukturierten Finanzmanagement, sondern es wird außerdem eine effiziente Buchhaltung benötigt. Fehler können hier zu drastischen Folgen, wie beispielsweise Bußgeldern, führen, weshalb eine Optimierung solcher Prozesse sehr von Vorteil ist. Zu den größten Unterschieden zwischen manuellen und digitalen Abwicklungen gehören mitunter diese:

● Aufbewahrung von Dokumenten: Es kann vorkommen, dass eine Rechnung nicht mehr auffindbar und sozusagen verschwunden ist. Dies kann Arbeitsabläufe, wie beispielsweise die Erstellung einer Reisekostenabrechnung, nicht nur stark in die Länge ziehen, sondern auch zu Folgeproblemen führen. Mit Hilfe von Softwares können Dokumente allerdings digital abgelegt werden und lassen sich jederzeit aufrufen.

● Einsatz von Ressourcen: Für die Verwirklichung von Visionen benötigt es ausreichend Ressourcen, wie Mitarbeiter und Zeit, die jedoch aufgrund von manuellen Abwicklungen nicht zur Genüge zur Verfügung stehen. Dies kann sich aber durch digitalen Optimierungen ändern und so zu Verbesserungen führen.

● Fehlerquote: Fehler sind menschlich und sind nicht zur Gänze zu vermeiden. Jedoch kann bereits ein kleines Missgeschick schwere Konsequenzen verursachen. Mittels Digitalisierung können typische Fehlerquellen umgangen und somit stark reduziert werden.

● Prozessdauer: Die manuelle Dateneingabe, das ständige Überprüfen von Eingängen oder ebenso Freigabe- und Bearbeitungszeiten nehmen viel Zeit in Anspruch. Dank Prozessautomatisierungen lassen sich allerdings viele Arbeiten um einiges beschleunigen und man kann die gewonnene Zeit für anderweitige Aufgaben einsetzen.

Wie man also sieht, können bereits kleine digitale Veränderungen zu großen Unterschieden und Verbesserungen führen!

Vor allem diese 5 Finanzprozesse profitieren von einer Digitalisierung
Speziell die folgenden 5 Finanzprozesse weisen bei einer manuellen Abwicklung eine hohe Fehlerquote auf und führen zu einer Verlangsamung der Geschäftsentwicklung. Deshalb sollte man gerade hier auf eine digitale Optimierung setzen:

1. Verwaltung von Belegen
Das manuelle Aufbewahren von Belegen stellt sich als sehr kompliziert, aufwändig und fehleranfällig heraus.

Denn sämtliche kleine Ausgaben, die auf Geschäftsreisen und Co. anfallen, zu erfassen ist fast unmöglich. Zudem kann es passieren, dass Zahlungsnachweise verloren gehen. Des Weiteren wird die Buchhaltung stark belastet, da sie alle Belege sammeln, prüfen und archivieren müssen, was mit einer zeitaufwändigen Tätigkeit verbunden ist. Die Lösung stellt dabei ganz klar die Umstellung auf digitale Belege dar. So können die Dokumente jederzeit online in eine entsprechende Software hochgeladen werden, wodurch das Risiko von Verlusten sinkt, und mittels Erinnerungsfunktionen sollten selbst die kleinsten Ausgaben erfasst werden. Zudem wird der Buchhaltung einiges an Arbeit abgenommen, da alle Belege automatisch geordnet, eingescannt und abrufbar sind.

2. Unternehmensbezogene Zahlungen
Bisher war es üblich, dass unterschiedliche Teams innerhalb eines Unternehmens sich eine Firmenkreditkarte geteilt haben. Dies ist nicht nur umständlich, sondern die Rückverfolgung und die entsprechende Zuordnung der Ausgabe ist häufig nahezu unmöglich. Allerdings ist es äußerst wichtig, stets einen genauen Überblick über das Geschäftskonto zu haben, wobei  digitale Firmenkreditkarten behilflich sind.

Denn sie stellen eine individualisierte Zugriffsmöglichkeit für jeden Mitarbeiter auf das Unternehmenskonto dar, wodurch eine hohe Flexibilität und Transparenz geboten wird.

3. Rechnungserstellung
Ein weiterer Finanzprozess, der auf herkömmlicher Art übermäßig viel Zeit in Anspruch nimmt und nicht sehr effizient ist, ist das Erstellen, Überprüfen, Freigeben und Archivieren von Rechnungen. Noch dazu schleichen sich bei der händischen Eingabe von Daten häufig Fehler unter und ebenso ist Datenmanipulation nicht auszuschließen. Mit Hilfe von Digitalisierung können Rechnungen nicht nur automatisch geprüft werden, sondern die Daten aus gescannten Dokumenten lassen sich ganz einfach lesen und übertragen. Dadurch kommt es ebenfalls wieder zu einer Entlastung der Buchhaltung und diverse Abläufe können somit beschleunigt werden.

4. Budgetplanung
Für eine gut kalkulierte Budgetplanung müssen zum einen stets sämtliche Ausgaben getrackt, als auch eine große Menge an Daten miteinbezogen werden. Bisher war es bei einer manuellen Handhabung jedoch das Problem, dass man bei dem Überfluss an Daten leicht den Überblick verliert und es zu Fehlkalkulationen kommt. Hierbei können digitale Lösungen wieder zu Verbesserungen führen, da sie Daten automatisch erfassen und darauf basierend eine genaue und detaillierte Budgetplanung erstellen können.

5. Aufbereitung für die Steuererklärung
Der Prozess der Aufbereitung sämtlicher Finanzdaten für die Steuererklärung darf nicht unterschätzt werden, da häufig bei einer manuellen Bearbeitung die Daten nicht gesammelt vorliegen und sich die Abwicklung als sehr mühsam herausstellt. Durch die Verwendung von ganzheitlichen Abrechnungsmanagement-Lösungen können aber die Finanzdaten sowohl vollständig als auch gesetzeskonform aufbewahrt werden. So können sie ohne zeitliche Verluste per  per DATEV-Schnittstelle an externe Stellen weitergeleitet werden.

Fazit
Natürlich ist die Umstellung von manuellen zu digitalisierten Prozessen mit Aufwand und einer entsprechenden Umgewöhnungsphase verbunden. Doch wie man sieht, bringt diese Erneuerung viele Vorteile mit sich, vor allem bezogen auf diverse Finanzprozesse. Denn nicht nur verringert sich die Fehlerquote, sondern Abläufe lassen sich um einiges beschleunigen und somit auch Ressourcen einsparen.